Integrasi Aplikasi Perkantoran

1. Pengertian Aplikasi Perkantoran

     Aplikasi office (aplikasi perkantoran) adalah kumpulan aplikasi yang digunakan untuk memudahkan pekerjaan perkantoran. Karena berupa aplikasi, fitur-fiturnya sudah tersedia dan dapat langsung digunakan oleh pengguna, tanpa harus membangunnya sendiri menggunakan bahasa pemrograman.

    Aplikasi perkantoran biasanya terdiri dari aplikasi presentasi, basis dan analisis data, desain grafis, komunikasi (chatting) hingga aplikasi untuk melakukan absensi.

2. Contoh dan Fungsi Aplikasi Perkantoran

a.  Microsoft Office Word

   Microsoft Office Word digunakan untuk aktivitas yang membutuhkan pengetikan kata, dokumen, penulisan konten, surat resmi, dan lain sebagainya. File yang telah Anda tuliskan pada aplikasi ini, nantinya akan tersimpan dalam file dengan format .docx.

   Tidak hanya itu, aplikasi ini juga memungkinkan pengguna menempelkan gambar, grafik, hingga video yang dapat diatur sesuai dengan kebutuhan pengguna.

b.  Microsoft Office Excel

  Untuk meringankan aktivitas perkantoran yang membutuhkan perhitungan dalam jumlah besar, Microsoft Office menyediakan Excel. Aplikasi ini merupakan aplikasi berbasis spreadsheet yang bisa menampung data angka dalam jumlah yang besar.

   Sama seperti aplikasi Microsoft Office Word,   aplikasi ini juga bisa digunakan dalam OS Windows maupun Mac. Microsoft Office Excel berfungsi untuk menyimpan data dan membantu pengguna dalam menyiapkan saldo buku besar serta memelihara akun.

c.  Microsoft Office Power Point

    Jika aktivitas perkantoran Anda sering berkutat dengan presentasi dihadapan klien atau investor, maka aplikasi Microsoft office Power Point cocok untuk menunjang kebutuhan kantor Anda.
    
    Dalam Microsoft Office Power Point, pengguna dapat mendesain slide yang kreatif dan menarik dengan menambahkan teks serta menambahkan grafik. Selain itu, pengguna juga bisa menambahkan elemen lainnya seperti gambar, grafik, hingga video.
  
     Melalui fitur-fitur yang ada dalam Microsoft Office Power Point seperti efek, transisi, penghitung waktu, dan integrasi perangkat lunak, setiap slide dalam Power Point, dapat Anda buat dan desain sesuai dengan keinginan dan kebutuhan.

d.  Microsoft Office Outlook

   Aplikasi perkantoran lainnya yang bisa Anda.     gunakan untuk menunjang aktivitas pekerjaan Anda adalah Microsoft Office Outlook.

   Aplikasi ini layaknya buku catatan digital, berisi sejumlah fitur penting seperti pengelola informasi pribadi, kalender klien, buku alamat, email, kontak, catatan, jurnal, dan pengelola tugas.

   Microsoft Office Outlook tidak hanya bisa berdiri sendiri, tapi juga bisa dihubungkan ke email serta kalender dan dibagikan ke banyak pengguna.

e.  Microsoft Office OneNote

     Apabila Anda adalah seseorang yang bekerja di bank, aplikasi ini mungkin salah satu aplikasi yang cocok untuk menunjang aktivitas kerja Anda. Dalam aplikasi ini pengguna dapat mengumpulkan sejumlah informasi pribadi klien seperti detail rekening bank dan transaksi keuangan.

     Aplikasi ini juga bisa digunakan dalam administrasi rumah sakit untuk menyimpan catatan informasi medis pasien. Selain itu Anda juga dapat menggunakannya untuk merencanakan sebuah acara.

     Beberapa di antaranya adalah mencatat detail acara, informasi kecil mengenai acara, dan pertemuan-pertemuan yang akan dilakukan. Dalam aplikasi ini pengguna juga dapat berbagi catatan, gambar, dan tangkapan layar.

f.  Microsoft Office Access

  Microsoft Office Acces merupakan aplikasi yang menyediakan sistem manajemen database yang bertindak sebagai penggabungan Microsoft Jet Database Engine dan Graphical user Interface (GUI) dan aplikasi pengembangan perangkat lunak.

  Aplikasi ini juga memungkinkan pengguna untuk terhubung dengan data atau file dari aplikasi lain. Fungsi dari aplikasi Microsoft Office Access adalah untuk membuat formulir, tabel, kueri, hingga laporan.

3. Pengertian Integrasi Aplikasi Perkantoran

  Mengintegrasikan artinya menyatukan beberapa objek, data, atau komponen untuk membentuk sesuatu yang utuh dan bermakna, walaupun komponennya tadinya terpencar atau tidak ada hubungannyaMisalnya, kita harus membuat sebuah laporan berdasarkan pengamatan yang datanya dibuat dan divisualisasi dengan excelSebelum laporan lengkap, kita membuat proposal dalam bentuk slidesSaat kita membuat laporan, untuk menghindari mengerjakan hal yangsama (mengetik ulang)kita perlu "membawa" potongan hasil kerja dengan MS ExcelMS Worddan MS PowerPoint ke dalam MS Word karena laporan akhir dibuat dengan MS Word.

4. Contoh Integrasi Aplikasi Perkantoran

     Integrasi memungkinkan untuk mengaitkan data maupun fitur antaraplikasi sehingga data atau fitur pada satu aplikasi dapat digunakan di aplikasi yang lain. Integrasi konten aplikasi perkantoran bertujuan untuk menggabungkan konten aplikasi lain dalam satu aplikasi. 

     Sebagai contoh, pada Microsoft Office, data dari Microsoft Excel dapat ditautkan dengan dokumen pada Microsoft Word dalam pembuatan surat, atau data di Microsoft Excel ditautkan dengan presentasi pada MS PowerPoint dalam menampilkan grafik dan tabel. Kedua contoh tersebut merupakan contoh implementasi dari integrasi konten antar aplikasi di Microsoft Office. Microsoft Excel digunakan sebagai sumber data atau objek untuk disajikan dalam dokumen atau presentasi. 

     Terdapat beberapa cara untuk mengintegrasikan data, teks, gambar antar aplikasi perkantoran. Cara itu menggunakan: (a) teknik “Salin-Tempel”(Copy Paste) atau “Gunting-Tempel” (Cut Paste), (b) Menu yang tersedia di aplikasi, (c) teknik Object Linking dan Embedding.

1. Integrasi dengan Perintah Cut, Copy dan Paste   

    Perintah Cut (Potong), Copy (Salin), dan Paste (Tempel) pada aplikasi komputer saat ini diinspirasi dari praktik tradisional dalam pengeditan naskah yang diketik pada sebuah kertas, di mana orang akan memotong (cut) paragraf dari halaman dengan gunting dan menempelkannya ke halaman lain (paste). Praktik ini tetap berlangsung hingga 1980-an. Pada saat itu, toko alat tulis bahkan menjual "gunting pengeditan" dengan bilah cukup panjang yang mampu memotong halaman selebar 22 cm. Saat ini, perintah Cut, Copy dan Paste sangat populer digunakan. Banyak aplikasi menyediakan cara unik untuk metode ini seperti: kombinasi tombol, menu tarik-turun (pull-down menu), menu pop-up, dll. Mekanisme tradisional Cut, Copy, dan Paste menggunakan gunting, sedangkan pada aplikasi komputer, perintah Cut memindahkan teks/grafik atau objek lain ke dalam clipboard atau bufer berupa tempat penyimpan sementara. Perintah Paste akan memindahkan objek dari clipboard tersebut menuju ke dokumen tujuan. Perintah Copy akan menyalin teks/grafik atau objek lain yang disorot ke dalam clipboard dan akan memindahkan objek dari clipboard tersebut menuju ke dokumen tujuan. Perintah “Potong dan Tempel” memiliki urutan cara yang sama, tetapi perintah untuk Potong, yaitu menggunakan Ctrl-x (⌘ + x untuk pengguna Macintosh). Contohnya, melakukan Copy-Paste pada tabel dari aplikasi lembar kerja ke pengolah kata. Atau, melakukan penyalinan dari MS Word dan ditempel ke MS Excel atau MS PowerPoint. Artinya, kita dapat membuka 2 atau 3 aplikasi sekaligus, dan membawa potongan teks, tabel, gambar dari satu aplikasi ke aplikasi lainnya.Karena praktis, kita sering melakukan Copy-Paste. Copy-Paste perlu dilakukan dengan cermat jika hasilnya masih harus diedit/diubah. Seringkali, terjadi Copy-Paste yang menghasilkan teks yang salah karena penulis lupa mengedit

2. Fitur Integrasi Konten pada Aplikasi 

 

   Integrasi konten pada bagian ini dilakukan dengan menggunakan fitur integrasi yang tersedia di aplikasi. Kita dapat menggunakan menu pada salah satu aplikasi yang secara otomatis membuka aplikasi lainnya. Misalnya, pada Microsoft Word, ketika dipilih menu Insert Chart, Microsoft Excel secara otomatis akan terbuka. Tentu, kalian juga membawa diagram ke MS PowerPoint dan melakukan hal yang sama. Gambar di bawah ini menunjukkan contoh menu Insert Chart yang dapat menampilkan sheet yang dapat diisi data untuk membuat Diagram.

3. Object Linking & Embedding 

    Pada Object Linking (untuk Microsoft Office), objek yang berasal dari aplikasi perkantoran lain dapat disisipkan ke aplikasi perkantoran yang sedang dibuat. Perubahan pada data sumber akan mengakibatkan perubahan pada objek yang dihubungkan dengan fasilitas ini pada aplikasi lainnya.